Lettre d'autorisation de travaux : le modèle à copier

L'erreur la plus fréquente en copropriété n'est pas de faire des travaux : c'est de les faire d'abord et de demander ensuite. Une fenêtre changée sans autorisation, une climatisation posée en façade, un mur abattu : chacune de ces décisions peut se terminer par une remise en état aux frais de celui qui l'a prise. La demande écrite, elle, prend une page. Voici comment la rédiger pour qu'elle passe.

Quels travaux exigent l'accord de l'assemblée

La ligne de partage n'est pas « gros » contre « petit » travaux, mais ce que les travaux touchent.

Autorisation obligatoire

Autorisation non nécessaire

Le cas du mur porteur mérite un dossier à lui seul : il combine autorisation de l'assemblée, étude de structure et assurance. Nous l'avons détaillé dans ouvrir un mur porteur en copropriété : la procédure. Pour le panorama complet des chantiers soumis à accord, voir aussi les travaux d'appartement soumis à autorisation à Paris.

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Le fondement : l'article 25 b) de la loi du 10 juillet 1965

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L'autorisation donnée à un copropriétaire d'effectuer, à ses frais, des travaux affectant les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble se vote à la majorité absolue de l'article 25 : la majorité des voix de tous les copropriétaires, présents, représentés ou absents.

Cette majorité est exigeante, mais elle n'est pas un mur. Si la résolution recueille au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, la passerelle de l'article 25-1 permet à l'assemblée de procéder immédiatement à un second vote, cette fois à la majorité de l'article 24 — la majorité des seuls présents et représentés. Beaucoup d'autorisations passent à ce second tour. Encore faut-il que le premier vote ait lieu, donc que la question soit bien inscrite à l'ordre du jour. Le fonctionnement des majorités est repris en détail dans notre article sur l'article 25 de la loi de 1965.

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La procédure, étape par étape

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1. Notifier la demande au syndic, par lettre recommandée

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La demande s'adresse au syndic, pas au conseil syndical et pas aux voisins. L'article 10 du décret du 17 mars 1967 oblige le syndic à inscrire à l'ordre du jour les questions notifiées par un copropriétaire, sans avoir à en juger l'opportunité. C'est une obligation, pas une faveur.

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Envoyez en recommandé avec accusé de réception, ou par voie électronique si vous avez donné votre accord à ce mode de notification. Gardez la preuve d'envoi : c'est elle qui vous servira si la question « disparaît » de l'ordre du jour.

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2. Envoyer assez tôt

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La question doit parvenir au syndic avant l'envoi de la convocation, laquelle part au moins vingt et un jours avant l'assemblée. En pratique, visez deux mois avant la date prévue de l'assemblée : le syndic doit avoir le temps d'intégrer votre résolution et vos pièces au dossier envoyé à tous. Le formalisme de la convocation, et ce qui la rend attaquable, sont détaillés dans convocation d'assemblée : le formalisme à respecter.

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3. Joindre le dossier complet

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Une demande sans pièces se fait refuser, ou renvoyer à l'année suivante. Joignez systématiquement :

4. Préparer le conseil syndical

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Rien ne vous oblige à le faire, et c'est pourtant ce qui fait basculer les votes serrés. Présentez le projet au conseil syndical avant l'assemblée : son avis, même informel, pèse dans la salle.

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Le modèle de lettre

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À recopier tel quel, en remplaçant les mentions entre crochets.

[Prénom NOM]
Lot n° [numéro], [étage / description]

[Nom du cabinet de syndic]
[Adresse du syndic]

[Ville], le [date]

Lettre recommandée avec accusé de réception

Objet : demande d'inscription à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale — autorisation de travaux (article 25 b de la loi du 10 juillet 1965)

Madame, Monsieur,

Propriétaire du lot n° [numéro] de la copropriété sise [adresse de l'immeuble], je souhaite réaliser à mes frais les travaux suivants : [description précise — nature, emplacement, matériaux, teintes, dimensions].

Ces travaux affectant [les parties communes / l'aspect extérieur de l'immeuble], ils requièrent l'autorisation préalable de l'assemblée générale. Conformément à l'article 10 du décret du 17 mars 1967, je vous prie de bien vouloir inscrire à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale la résolution dont le projet figure ci-dessous.

Vous trouverez ci-joint, pour notification aux copropriétaires en même temps que la convocation : le plan coté de l'existant et du projet, le devis de l'entreprise [nom], ses attestations d'assurance de responsabilité civile et de garantie décennale, [l'étude de structure du bureau d'études [nom],] ainsi qu'un visuel du rendu.

Projet de résolution

« L'assemblée générale autorise Monsieur/Madame [nom], propriétaire du lot n° [numéro], à faire réaliser à ses frais exclusifs les travaux suivants : [description], conformément au plan et au devis annexés à la présente convocation.

Cette autorisation est accordée aux conditions suivantes : les travaux seront exécutés par une entreprise assurée en responsabilité civile et en garantie décennale ; ils seront conduits sous le contrôle de [l'architecte / le bureau d'études] [nom] ; le demandeur supportera l'intégralité des frais, y compris ceux de remise en état des parties communes éventuellement dégradées ; l'entretien et le remplacement ultérieurs des ouvrages autorisés resteront à sa charge et à celle de ses ayants droit ; le demandeur devra respecter les horaires de chantier fixés par le règlement de copropriété et informer le syndic de la date d'ouverture du chantier.

Cette autorisation est votée à la majorité de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965. »

Je me tiens à votre disposition pour tout complément et resterai présent à l'assemblée pour répondre aux questions des copropriétaires.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Signature]

Ce modèle complète notre bibliothèque de lettres types à adresser au syndic de copropriété.

Pourquoi la rédaction de la résolution compte autant que la demande

Une résolution vague se retourne contre tout le monde. Cinq ans plus tard, personne ne sait qui doit repeindre le garde-corps posé à l'époque, ni qui paie si l'étanchéité fuit. Les quatre clauses à ne jamais omettre :

Et si l'assemblée refuse

Un refus n'est pas toujours définitif. Trois voies, dans l'ordre :

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Si le syndic refuse purement et simplement d'inscrire votre question, ou ne vous transmet pas le procès-verbal, vous n'êtes pas démuni : la marche à suivre est dans syndic qui refuse de communiquer les documents : recours, et le rappel de ses obligations dans obligations du syndic : la liste complète.

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Le risque réel des travaux faits sans autorisation

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Le syndicat des copropriétaires peut demander en justice la remise en état à vos frais. L'action se prescrit par cinq ans à compter du jour où le syndicat a connu les faits, en application de l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965. Autrement dit : cinq ans pendant lesquels votre acquéreur, son notaire et sa banque verront la question apparaître au dossier de vente. C'est le vrai coût — pas l'amende, mais la décote au moment de vendre.

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Questions fréquentes

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Faut-il une autorisation pour changer ses fenêtres à l'identique ?

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Si le modèle, la teinte, le matériau et le dessin des partitions sont strictement identiques, l'aspect extérieur n'est pas modifié et l'autorisation n'est en principe pas requise. Dans le doute — et le doute est fréquent, le PVC ne se lisant pas comme le bois — écrivez au syndic : une demande refusée coûte moins cher qu'une dépose.

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Le syndic peut-il autoriser seul les travaux ?

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Non. Le syndic exécute les décisions de l'assemblée, il ne s'y substitue pas. Une autorisation donnée par courriel par un gestionnaire n'a aucune valeur et ne vous protégera pas.

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Combien de temps l'autorisation reste-t-elle valable ?

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La loi ne fixe pas de durée. C'est précisément pourquoi il est utile d'écrire dans la résolution un délai d'ouverture de chantier — dix-huit mois, par exemple — au-delà duquel l'autorisation devra être reconfirmée. Vous protégez ainsi votre propre projet contre une contestation tardive.

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pour faire relire votre dossier avant l'envoi.